Droit Individuel à la Formation (DIF)

1. Qu'est-ce que le Droit Individuel à la Formation

Le DIF est le dispositif phare de l'accord du 20 septembre 2003 conclu par les partenaires sociaux et repris par la loi du 4 mai 2004. Il institue un capital individuel déterminé en heures, ouvrant des droits à formation dont le salarié peut disposer à son initiative, mais avec l'accord de son employeur. En cas de désaccord prolongé, le texte de loi définit une procédure d'arbitrage par le Fongécif.

A noter qu'en cas de départ de l'entreprise, le DIF doit être demandé ou engagé avant la fin du préavis

Paradoxe : le Droit Individuel est un droit soumis à l'accord de l'employeur ; il y a une vraie contradiction entre la possibilité pour le salarié de bénéficier de son DIF et la capacité des employeurs à systématiquement s'y opposer.

 

Le calcul des droits

La mise en œuvre doit être rigoureuse. Afin de permettre au plus grand nombre de bénéficier du DIF, sa mise en œuvre est extrêmement codifiée :

• chaque année l'employeur doit faire connaître à ses salariés les droits acquis au titre du DIF
• le droit est acquis par année pleine, à dater du 7 mai 2004 pour tous les salariés présents antérieurement à cette date et à dater de la date anniversaire d'embauche pour les salariés embauchés postérieurement à cette date.

Exemple 1 : Mr Dupont est salarié de la société X depuis le 10 mars 1987. Son ancienneté est calculée à dater du 7 mai 2004. A ce jour il bénéficie d'un droit acquis de 2 années pleines depuis le 7 mai 2006. Il peut donc demander à bénéficier de 40 h de DIF. La proratisation n'est pas possible.

Exemple 2 : Mme Martin est salariée de la société Y depuis le 12 juillet 2005. Son ancienneté est calculée à la date anniversaire de son embauche soit le 12/07/2006 : 20 heures acquises

Cas particulier : les branches qui comptent en année civile.
Certaines branches décomptent le DIF par année civile (restauration, transport). Le droit est alors calculé au 31 décembre de chaque année, pour toutes les personnes qui ont au moins un an d'ancienneté.

Exemple 1 : Mr Dupont est salarié de la société X depuis le 10 mars 2004. Ses droits calculés au 31 décembre 2005 sont de 14 heures du 7 mai au 31 janvier 2004 et de 20 heures du 1 janvier 2005 au 31 décembre 2005

Exemple 2 : Mme Zoé est salariée de la société Y depuis le 1er mars 2005. Elle n'a pas de droits acquis au 31 décembre 2005 car elle n'a pas encore un an d'ancienneté. Cependant ses heures seront ouvertes à bénéficie après qu'elle ait atteint une année d'ancienneté au 1er janvier. Ses droits calculés au 01 janvier 2007 sont de 20 heures au titre de l'année 2006 et de 16,66 heures au titre de l'année 2005

 

Source de litige

De nombreux litiges proviennent du manque de clarté des modalités de calcul et de l'absence de jurisprudence en la matière. La négociation et les demandes d'explication sur les modalités de calcul prévalent.

 

2. Les processus de demande

Il appartient au salarié d'initier la demande de DIF. Cette demande doit être formelle :

• lettre avec AR, remise en main propre contre décharge
• la demande doit préciser le fait qu'il s'agisse d'une demande de formation dans le cadre d'un DIF, la durée de formation, le coût de la formation, les modalités de mise en œuvre (hors temps ou pendant temps de travail)

Réponse de l'employeur : le délai de réponse maximum est de trente jours. A défaut de réponse la demande est réputée acquise.

• En cas d'acceptation formelle ou tacite : il appartient à l'employeur de signer une convention de formation professionnelle entre l'organisme de formation et son entreprise. Refus de l'employeur : l'employeur n'est pas tenu d'accepter la demande ni de motiver son choix.
• En cas de refus : le salarié peut déposer autant de demandes qu'il le souhaite. Après deux refus au cours de deux années successives (soit 12 mois et 1 jours entre 2 demandes) le salarié peut se tourner vers l'OPACIF de sa branche. Si l'OPACIF instruit favorablement sa demande, elle s'imposera à son employeur.

En cas de départ de l'entreprise
Si le salarié est licencié (hors fautes grave ou lourde) l'employeur doit impérativement lors du licenciement notifier les droits acquis et leurs modalités de mise en œuvre :

• Le salarié devra impérativement faire sa demande au cours du préavis.
• L'employeur ne peut pas s'opposer à la demande.
• La formation pourra se dérouler pendant ou après le préavis.

L'employeur peut limiter sa contribution financière à l'allocation formation qu'il aurait versée si le salarié avait suivi sa formation hors temps de travail.
Dans ce cas particulier, les droits sont calculés au prorata de la durée totale du contrat.

Exemple de calcul : au jour de son licenciement Mr X a acquis un droit de 47 heures de DIF, sa rémunération moyenne sur les 12 derniers mois a été de 22 euros /h. L'a prise en charge de la formation sera limitée à 47 x 22 /2 soit 517 euros HT. Si le montant de la formation choisie par Mr X est supérieure à 517 euros, il devra lui-même s'acquitter de la différence.

Si le salarié démissionne de son poste, il peut au cours du préavis demander à bénéficier de son DIF. En cas d'accord, la formation devra impérativement débuter au cours du préavis. Dans ce cas particulier, les droits sont calculés au prorata de la durée totale du contrat. Une véritable contradiction apparaît, l'employeur bénéficie d'un délai de 30 jours pour répondre, si la demande est effectuée au cours du préavis et que celui-ci est d'une durée d'un mois, l'absence de réponse de l'employeur est sans conséquence pour lui. En effet après la fin du préavis le salarié perd tous ses droits. Dans tous les cas l'employeur n'est pas tenu d'accepter la demande.

Dans de nombreux cas l'employé perd son droit. La négociation de branche ou d'accord d'entreprise est seule capable d'améliorer ce gros défaut du dispositif.

Cas particuliers

• Les ETT : le DIF s'acquiert au prorata du nombre d'heures de mission réalisées 40 heures de DIF par tranche de 2700 heures travaillées, dans la limite de 120 heures.
• Les CDD : dès que le contrat de travail dépasse 4 mois le salarié bénéficie d'un DIF au prorata de la durée totale de son contrat de travail. Sa mise en œuvre peut se faire en fin de CDD de la même manière que lors d'un licenciement. Dans ce cas la prise en charge de l'employeur se limite aux mêmes conditions

3. Les actions éligibles

Par défaut toutes les formations qui s'inscrivent dans le cadre de la FPC peuvent être suivies dans le cadre du DIF. Un accord de branche ou d'entreprise peut toutefois définir une liste d'actions prioritaires Par ailleurs il est possible d'utiliser son DIF pour faire un bilan de compétence ou une VAE

Congé Individuel de Formation (CIF)

1. Quels sont les objectifs du congé individuel de formation ?

Le CIF permet à tout travailleur, au cours de sa vie professionnelle, de suivre à son initiative et à titre individuel, des actions de formation, indépendamment de sa participation aux stages compris dans le plan de formation de l'entreprise.

Sauf accord sur une durée plus longue, l'absence ne peut être supérieure à un an pour un stage à temps plein ou à 1 200 heures pour un stage à temps partiel. Ce congé permet également de préparer et de passer un examen.

 

2. Qui peut bénéficier d'un congé individuel de formation ?

Tout salarié peut accéder à un congé individuel de formation, quels que soient l'effectif de l'entreprise et la nature de son contrat de travail.

Une condition d'ancienneté est nécessaire : 24 mois consécutifs ou non en tant que salarié dont 12 mois dans l'entreprise (36 mois dans les entreprises artisanales de moins de 10 salariés).

Un délai de franchise entre deux CIF doit être respecté. Sa durée, qui dépend de celle du précédent congé individuel de formation, ne peut être inférieure à 6 mois ni supérieure à 6 ans.

 

3. Quelles sont les démarches à accomplir auprès de l'employeur ?

Le salarié présente à son employeur dans un délai de 60 jours (ou 120 jours pour des stages d'une durée continue de plus de 6 mois) une demande écrite d'autorisation d'absence qui indique avec précision l'intitulé, la date d'ouverture, la durée de la formation, ainsi que l'organisme qui la réalise.

 

Que peut répondre l'employeur ?

Si le salarié remplit les conditions d'ouverture du droit au CIF (ancienneté, délai de franchise) et respecte la procédure de demande d'autorisation d'absence, l'employeur ne peut pas s'opposer au départ en formation du salarié.

Il peut cependant en reporter la date pour l'un des deux motifs suivants.

 

Motif de service

Lorsque l'employeur estime que le départ du salarié en congé de formation est préjudiciable à la production et à la bonne marche de l'entreprise, il peut reporter la date de départ en congé de formation qui lui a été présentée. Le motif de report ne peut être invoqué par l'employeur que dans les conditions suivantes :

• il doit être signifié par l'employeur à l'intéressé dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande de congé ;
• il ne peut être notifié par l'employeur qu'après consultation du comité d'entreprise ou du comité d'établissement ou, à défaut, des délégués du personnel ;
• en cas de différend entre l'employeur et l'intéressé, l'inspecteur du travail dont relève l'entreprise peut être saisi par l'une des parties et pris pour arbitre ;
• la durée maximale pendant laquelle le congé peut être différé pour ce motif est de 9 mois.

 

Effectifs simultanément absents

Lorsque, dans une entreprise ou un établissement, toutes les demandes de congé ne peuvent être satisfaites simultanément (en fonction de l'effectif de l'entreprise), ces demandes doivent être accordées en suivant l'ordre de priorité suivant :

• demandes présentées pour passer un examen ;
• demandes déjà présentées et qui ont été différées (quel que soit le motif pour lequel la demande a été différée) ;
• demandes formulées par les travailleurs qui, dans le cadre d'un congé de formation, ont du interrompre leur stage pour un motif reconnu valable par l'employeur, après avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel ;
• demandes formulées par les salariés ayant le plus d'ancienneté dans l'entreprise.

 

Pour qu'une demande déjà reportée soit prise en compte, il est préférable que le salarié reformule sa demande à son employeur.

 

4. Qui finance le congé individuel de formation ?

Le financement du congé individuel de formation est assuré par des organismes paritaires agréés par l'État. Il s'agit principalement des FONGECIF (Fonds de gestion du CIF, présents dans chaque région).

Cependant, dans quelques secteurs professionnels (spectacle, agriculture, économie sociale...), ce sont les OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés) de branche qui sont chargés du financement du CIF. Ces organismes paritaires (FONGECIF ou OPCA) reçoivent à cette fin des contributions versées par les entreprises de 10 salariés ou plus.

Ils peuvent par ailleurs bénéficier d'un financement complémentaire de l'État et de la région. Tout salarié qui veut recourir au congé individuel de formation doit s'adresser, pour bénéficier d'une prise en charge financière, à l'organisme auprès duquel l'entreprise verse sa contribution. Chaque organisme définit ses propres règles de procédure de demande de financement et de prise en charge du CIF : le salarié a donc intérêt à s'adresser le plus tôt possible au FONGECIF ou à l'OPCA pour disposer des renseignements nécessaires à la constitution de son dossier.

 

 

5. Quels frais peuvent être pris en charge ?

Le FONGECIF ou l'OPCA sont susceptibles de prendre en charge, dans l'ordre de priorité :

• la rémunération ;
• le cout de la formation ;
• les frais de transport ;
• les frais d'hébergement.

Les entreprises n'ont pas d'autres obligations financières, en matière de congé individuel de formation, que de verser leur cotisation annuelle à l'organisme collecteur dont elles relèvent. Cependant, tous les employeurs ont la possibilité de participer directement au financement du congé indépendamment du versement de cette cotisation. Un salarié peut donc s'adresser à son employeur pour obtenir, soit un financement complémentaire à la prise en charge décidée par l'organisme financeur, soit le financement total ou partiel d'un congé individuel de formation qui ne pourrait être pris en charge par le FONGECIF ou l'OPCA.

 

6. Comment est assurée la rémunération durant le congé individuel de formation ?

L'autorisation d'absence donnée par l'employeur n'entraîne pas automatiquement le maintien de la rémunération, ni la prise en charge des frais afférents à la formation. Le maintien de la rémunération n'est acquis par le salarié que lorsqu'il a obtenu l'accord de l'organisme paritaire agréé à cette fin. Selon les cas, celui-ci prend en charge 80 % ou 90 % de la rémunération habituelle du salarié, sauf si celle-ci est inférieure à deux fois le SMIC. La prise en charge du salaire est alors totale. Concrètement, c'est l'employeur qui verse la rémunération et se fait rembourser par l'organisme agréé.

 

7. Quelles sont les incidences sur le contrat de travail ?

Pendant le congé de formation, le bénéficiaire reste salarié de son entreprise : seuls certains effets liés au contrat de travail sont suspendus (travail effectif, maintien automatique de la rémunération).

Le temps passé en formation est pris en compte pour le calcul des droits aux congés payés. Cette règle est applicable quelle que soit la durée du congé, quel que soit son mode de rémunération, que ce congé soit rémunéré ou non par l'employeur. Il en va de même à l'égard des droits auxquels le salarié peut prétendre du fait de son ancienneté dans l'entreprise : par exemple les primes (13e mois, vacances, bilan ou gratifications) liées à l'ancienneté dans l'emploi. Le salarié en congé de formation conserve le droit d'exercer des mandats de représentant du personnel ou de délégué syndical. Il reste également électeur et éligible aux élections professionnelles. A son retour, l'employeur doit le réintégrer dans son emploi antérieur mais n'est pas tenu de proposer un autre emploi prenant en compte la qualification acquise pendant la formation.

 

8. Les salariés sous contrat à durée déterminée peuvent-ils bénéficier du congé individuel de formation ?

Oui, les conditions d'accès au CIF ont été aménagées pour permettre aux anciens titulaires de contrat à durée déterminée de bénéficier du dispositif.

Le salarié sous contrat à durée déterminée doit avoir travaillé

• 24 mois, consécutifs ou non, en qualité de salarié, au cours des 5 dernières années ;
• dont 4 mois consécutifs ou non, sous contrat de travail à durée déterminée, au cours des 12 derniers mois.

Le CIF se déroule en dehors de la période d'exécution du contrat de travail à durée déterminée. L'action de formation doit débuter au plus tard 12 mois après le terme du contrat. Cependant, à la demande du salarié, la formation peut être suivie, après accord de l'employeur, en tout ou partie, avant le terme du CDD. Les dépenses liées à la réalisation de cette formation sont prises en charge par l'organisme paritaire agréé au titre du congé individuel de formation (FONGECIF ou OPCA). L'organisme compétent est celui dont relève l'entreprise dans laquelle a été exécuté le contrat de travail à durée déterminée. La prise en charge financière accordée porte sur la rémunération et sur tout ou partie des frais de formation.

 

La Convention du 18 janvier 2006 relative à l'aide au retour à l'emploi et à l'indemnisation du chômage et son règlement général annexé précisent les conditions dans lesquelles les allocataires qui ne remplissent pas les conditions d'accès au CIF-CDD prévues par l'article L. 931-13 du code du travail, peuvent bénéficier d'un congé individuel de formation spécifique dans le cadre de l'aide à l'insertion durable des salariés en contrat à durée déterminée (CIF-CDD dérogatoire). Une information sur les conditions d'accès au CIF-CDD (de droit commun et dérogatoire) doit être donnée, dans les meilleurs délais, aux demandeurs d'emploi qui s'inscrivent à l'ASSEDIC au terme de leur CDD. Sur cette question, on peut se reporter aux précisions figurant des les circulaires UNEDIC n° 2007-13-> du 22 octobre 2007 et 2007-14 du 7 novembre 2007.

Période de professionnalisation

La période de professionnalisation a pour objectif de permettre a un salarié en poste de bénéficier d'une action de formation en alternance au cours de sa carrière.

Elle est réservée aux salariés en contrat de travail à durée indéterminée dont la qualification est insuffisante pour suivre l'évolution des technologies et des organisations, ainsi que :

• aux salariés qui comptent vingt ans d'activité professionnelle, ou âgés d'au moins quarante-cinq ans et disposant d'une ancienneté minimum d'un an de présence dans la dernière entreprise qui les emploie ;
• aux salariés qui envisagent la création ou la reprise d'une entreprise ;
• aux femmes qui reprennent leur activité professionnelle après un congé de maternité ou les hommes et les femmes après un congé parental ;
• aux bénéficiaires de l'obligation d'emploi. La durée de la formation dépend de la qualification recherchée.

 

La période de professionnalisation peut être mise en ouvre sur le temps de travail ou en dehors du temps de travail :

• sur le temps de travail : la rémunération du salarié est maintenue
• hors temps de travail : le salarié perçoit une allocation de formation égale à 50% du salaire net de référence par heure de formation.

Pendant la durée de la formation réalisée hors temps de travail, le salarié bénéficie de la protection sociale en matière d'accidents du travail et de maladies professionnelles. L'allocation de formation n'est pas soumise à cotisations sociales, mais elle est imposable sur le revenu des personnes physiques.

Plan de formation

Dans sa mise en œuvre concrète, pas de révolution : Il reste sous la maîtrise d'œuvre de l'entreprise. Il est présenté pour avis au CE. Il doit impérativement permettre de répondre à ces trois objectifs :

 

• Catégorie 1 : Les actions d'adaptation au poste de travail

Ce sont toutes les actions de formation indispensables aux salariés pour remplir les missions et les tâches liées à leur poste de travail. Suivies pendant le temps de travail, ces formations donnent lieu au versement du salaire habituel.

 

• Catégorie 2 : Les actions de formation liées à l'évolution des emplois et au maintien dans l'emploi

Ces actions ont pour objet de permettre aux salariés d'évoluer vers d'autres postes relevant de leur qualification ou de leur apporter la formation nécessaire au maintien dans leur emploi, lorsque celui-ci évolue. Elles se déroulent pendant le temps de travail. Le salarié perçoit sa rémunération normale. Toutefois lorsque l'horaire habituel est dépassé, les heures correspondant à ce dépassement ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires. Une condition : un accord d'entreprise ou un accord entre l'employeur et le salarié doit prévoir cette possibilité.
Et une limite : seules 50 heures par an et par salarié peuvent ainsi n'avoir aucun impact sur le régime des heures supplémentaires (4% du forfait pour les salariés soumis à une convention de forfait annuel).

 

• Catégorie 3 : Les actions de formation liées au développement des compétences

Ces actions doivent permettre aux salariés d'acquérir de nouvelles compétences en vue d'obtenir une qualification supérieure :
Elles peuvent être organisées hors temps de travail dans la limite de 80 heures par an et par salarié (5% du forfait pour les salariés signataires d'une convention de forfait annuel) avec les conséquences suivantes : Gel du régime des heures supplémentaires, Versement au salarié d'une rémunération ad hoc : l'allocation de formation . Maintien de la protection « accident du travail ».

 

Implication pour le salarié
La mise en œuvre du plan de formation est une directive professionnelle comme une autre, l'employé doit s'y soumettre sans contestation. L'absence ou le refus de participation est considéré comme fautif.

Implication pour l'entreprise
L'obligation liée au maintien de l'employabilité et à l'adaptation au poste pose un préalable en cas de licenciement pour manque de résultat ou incompétence. En effet une entreprise ne peut plus licencier un collaborateur sans avoir préalablement mis en œuvre des mesures de formation visant à adapter les compétences de ses collaborateurs à leur emploi.